项目管理办法

第一章  总则

第一条  为规范北京市向荣公益基金会（以下简称：基金会）项目的管理，确保项目运行的合法、合规、专业、高效，实现项目的预期目标，维护基金会、资助方和项目实施伙伴的合法权益，根据《中华人民共和国慈善发》、《基金会管理条例》、《民间非营利组织会计制度》、《基金会章程》，结合基金会实际工作情况，特制定本办法。

第二条  本办法适用于使用基金会的项目资金、实施符合基金会公益理念和使命范围的公益项目及活动的管理。项目宗旨不以营利为目的，包含助学济困，精准扶贫，推动公益事业发展。具体范围包括但不限于：资助贫困学生就学，帮助改善贫困家庭改善生活；资助改善贫困地区学校环境；支持乡村师生发展等，进行议题研究，提供政策建议，帮助乡村教育微观环境实现改变。

第三条 本办法中的项目实施伙伴包括但不限于地方政府部门、志愿者团队和个人、执行机构、合作机构等。

第四条 本办法的管理范围包括组织管理、项目立项管理、项目实施管理、项目资金管理、项目验收管理、项目评估管理、项目信息管理、项目档案管理。

第二章  组织管理

第五条  基金会每一年度项目计划和预算由基金会理事会审核决议。

第六条  基金会设立项目部，作为项目管理机构，配备专职人员，行使项目管理职能，负责项目的开发、立项、实施、跟踪、报告、验收、评估等工作。

第三章  项目立项管理

第六条  立项原则主要有：

1、符合基金会宗旨和章程的有关规定；

2、综合考虑项目的公益性、可行性、参与性、可复制性和实效性；

3、充分尊重包括资助方和项目伙伴方在内主要相关方需求和意愿；

4、项目实施区域上重点考虑乡村地区、城市流动儿童集中的社区；

5、项目目标人群为乡村儿童和流动儿童，重点关注困境儿童；

6、项目通过影响和赋能乡村教师为乡村儿童提供更高质量的教育。

第七条  立项程序的关键步骤：

1、根据理事会决议的年度工作计划、预算和以上第六条规定的立项原则，结合资金募集情况，由基金会项目部确认项目实施，进行立项说明，通过基金会官方网站或其他平台公开项目内容、项目目标、实施路径等重要信息。

2、项目立项需提交项目书，内容包括：项目背景、社会问题和可行性分析、实施计划（执行目标、内容、进度及预算）、评估方法等。

3、所有项目均需经过基金会理事长或基金会秘书长及秘书处审议、批准，经批准的项目可进入实施阶段。

4、确认后的项目内容完成立项过程，立项须在基金会官网公示。

第四章  项目实施管理

第七条  项目部严格遵循“求真、务实、关怀”的工作原则和项目执行总体标准。基金会推行项目负责人制度，对项目实施进行全过程监管，负责整个项目的日常管理，确保项目按计划有序推进、资金使用按预算执行。

第八条  项目年度计划应当作为年度内项目执行的基础，但不因此而限制项目的实施与发展；如果在实施过程中出现新的项目机会或项目关键因素发生重大变化，在充分论证的基础上可适度对年度计划进行调整，并报理事会批准。

第九条  项目执行过程中需制定统一的项目管理手册或工作流程计划，按照标准组织项目的实施、督导与评估，保证项目顺利执行。

第十条  基金会项目类型从实施主体上分为以基金会作为实施主体的项目和其他项目。以基金会作为实施主体的项目主要的项目内容是由基金会进行标准化执行，实施的物资支持、救助金发放。

第十二条  项目实施过程中需公开可申报项目类型和申报条件等事宜。

第十二条  无论何种类型的项目均需申请项目实施的单位或个人按照相关要求向基金会项目部提交项目申请表单和相关说明、图片。除由基金会作为实施主体的项目类型外的其他项目申请，需同时提交详细项目预算和实施计划。

第十三条  基金会项目部对申报材料行审查和筛选。项目人员依据对申报材料的审查和筛选情况，由项目人员、合作伙伴、义工志愿者、教育系统政府主管部门等，进行集中项目实地考察。

第十四条  在实施过程中，非以基金会作为实施主体的项目由基金会与项目实施伙伴签署协议，明确约定项目的预期目标、内容要求、经费及支付、实施责任人、各方的责任以及违约责任等，把项目实施合同作为基金会跟踪项目执行情况、项目验收及进行后续项目支持的主要依据。

第十五条  项目实施责任人由基金会项目部和项目实施伙伴共同协商确定。主要职责：在履行项目实施合同条款及相关项目运作制度的基础上，负责项目的筹备、组织、实施、汇报等工作；配合基金会项目部对项目进行回访和验收，及时向基金会反馈实施进展情况及其效果。

第十六条  基金会对项目全过程实施监督制度。项目实施责任人要对项目的执行情况全权负责，确保项目按项目实施合同、项目实施方案、实施计划有序推进，并接受业务主管部门、捐助方、基金会及社会公众的监督。

第十七条  基金会项目负责人主要职责是：定期或不定期回访，对项目运作情况、财务收支情况以及管理项目实施责任人和项目伙伴的实施工作。

第五章 项目资金管理

第十八条  严格按照国家有关法律法规和基金会的章程、会计手册和《项目财务管理办法》以及国家有关法律法规对项目资金进行规范化管理，严格按照《项目财务管理办法》若干要求进行管理并以该办法为准。

第十九条  无论何种形式实施的项目均需要对项目资金实行预算制管理。

第二十条  项目负责人根据项目实施合同以及批准的项目计划及资金使用计划，报基金会项目部和财务部审核后，依据权限范围由基金会秘书长或理事长批准后执行项目资金拨付。

第二十一条  涉及到由项目实施伙伴执行的，项目实施伙伴按照预算对项目资金实行报账制管理。每笔开支必须经项目责任人审核批准后方能报销，确保项目资金的合法、合理、规范、高效使用。

第二十二条  基金会依据合同付款条件、经费预算、项目计划、验收结果，向项目实施伙伴拨付项目资金，项目实施伙伴向基金会提供合法、有效的发票，接受基金会的财务审查或审计工作。

第六章  项目验收管理

第二十三条  基金会无论何种方式实施的项目，均需要提供阶段报告、终期验收报告。涉及到由项目实施伙伴实施的在项目实施完成或项目周期末对照项目合同和项目书，按要求完成总结报告及相关材料，并提交基金会项目部确认。

第二十四条  项目负责人收到项目实施伙伴总结、说明等15个工作日内，项目负责人对接收材料提出意见，结合验收指标与项目实施伙伴进行确认，并报项目部总监确认。

第二十五条  对验收合格的项目活动进行项目文件、财务资料的整理存档工作。对验收不合格的项目活动责成基金会项目负责人、项目实施伙伴进行整改，整改完成后需满足基金会项目部的验收指标。

第二十六条 实施结束后，项目负责人须向项目部总监提出结项申请，报秘书长批准。所有项目文件由项目部统一管理，并在基金会档案管理系统中备份。

第二十七条  项目部对验收结果在对外公布前，须报经秘书长同意，认为必要时可请示理事长同意。对外公示信息需在机构官方网站进行公开。

第七章 项目评估管理

第二十八条 项目负责人定期提交项目报告，报项目部总监、秘书长批准，评估项目执行进展情况。并定期向急基金会理事会报告。

第二十九条 必要情况下，可由理事会批准聘请独立第三方进行专业评估。评估完成后，将评估意见报秘书长和理事会批准后，项目负责人应按照评估组提出的调整或整改意见进行改进，以取得更好的项目效果。经评估验收项目为不合格的，造成严重损失或有其他违法违规行为的，还要依照相关法律法规追究项目负责人的责任。

第三十条 项目结束阶段，经基金会或委托的专业第三方对项目进行终结检查评估后，形成项目总结与评价报告，总结项目优缺点，评价项目效果，指导后续项目的开展。

第八章  项目信息管理

第三十一条  基金会对项目信息实行制度化、常态化的管理。项目负责人或指定人负责对该项目的项目信息的收集、整理和归档，并代表项目实施伙伴负责该项目信息定期和不定期的组织、整理和反馈，进行及时更新和完善。责任人将接受基金会项目部总监、秘书长的监督。

第三十二条  项目部将协助基金会传播部，充分利用项目信息，进行实时或整体性的有效传播，接受社会监督。

第三十三条 信息披露内容，包括但不限于：

1、接收慈善款项的收支总体情况；

2、按照有关规定要求，对项目资金来源于互联网公开募捐信息平台的，按不同平台的要求，应适时、适度公示，包括慈善款项的收支总体情况、相关证明资料，披露形式为原始凭证的扫描件、照片；对项目资金来源于其他的，应在不违反有关法律法规的前提下，按照捐助方要求的内容进行公示或报告；

3、项目的调研、验收、评估报告或项目动态新闻；

4．项目的第三方审计报告（重大项目）。

第三十四条  信息披露时间和方式：

1、接收和使用慈善款项，应当适时、适度以新闻报道形式进行信息披露；

2、按照有关规定要求，重大事件专项信息在收到捐赠后按照要求的时限和方式进行披露；重大事件专项信息的界定按照有关规定进行确认。

3、捐赠款物拨付和使用信息采取动态方式（即指新闻报道）及时披露，在项目评估验收经确认后30个工作日内完成，使捐赠人和社会公众及时了解捐赠款物使用进展信息；

4、基金会年度财务会计报告、第三方专项项目审计报告于次年完成对应工作三个月内对外披露或按公益慈善组织登记管理机关的要求披露。

5、对于委托执行的项目的信息披露按照协议规定进行披露。

第九章 项目档案管理

第三十五条 在项目结束后，责任人应将项目总结报告、录像、照片、项目财务报表等相关资料交至基金会项目部存档。

第三十六条 会计档案是项目档案的重要组成部分。它是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计核算专业资料。实施会计电算化形成的会计档案包括以信息载体（硬盘、软盘、光盘）存储的所有会计信息数据。它是记录和反映救援中心业务开展的重要史料和证据。项目执行机构会计档案的整理、立卷及保管期限应符合国家相关的法律、法规的规定。

第十章 附则

第三十七条  根据实际需要，基金会项目部可依据本办法，制定具体项目的管理实施细则。

第三十八条  本办法于2018年1月1日由项目部制订并执行。。

第三十九条  本办法由北京市向荣公益基金会项目部负责解释。